ミスを減らすチェックリスト『アナタはなぜチェックリストを使わないのか?』

私はチェックリストをよく使っています。
税理士業務の他、日々のタスクなど様々です。

 

 

 

 

 

 

 

 

『アナタはなぜチェックリストを使わないのか？』

昨日、そのチェックリストに関する本を読み、改善点などいいヒントを得ました。
ミスを減らしたい方、効率的に仕事をすすめたい方は必読です！

著者は外科医の方。
人命がかかっている手術の際に、チェックリストを使い、ミスを最大限に減らしているとのことです。
そのチェックリストに対する考え方、導入時、導入後のエピソードがまとめられています。
航空機のパイロットがチェックリストを使って、事故を防ぐことが出来たエピソードもあり、チェックリストの重要性を改めて実感しました。

どんなに注意してもミスが起こる可能性はあります。
それをなくすためには、かなり努力が強いられるケースもあるでしょう。
複雑化した仕事では、ミスを減らすのは難しく、次のような問題が発生します。

人間の記憶力と注意力の危うさ 手順を省く誘惑

何も対処しなければ、ミスは起こりうるものなのです。

素晴らしい能力とやる気を持ったものでさえも、同じミスを何度も何度も繰り返していることに気づくはずだ。ミスは起き続けている。今までのやり方を変えていかなくてはならない。

そのミスを減らすのは、チェックリストです。

私がチェックリストなしで行っていたことで先日大きなミスをしました。（仕事以外といえば仕事以外ですが）
そのミスは、あるポイントをチェックしていれば起きなかったミスです。
こういうものこそ、チェックリストが必要だとも思います。
その件に関しては、4つの項目のチェックリストを追加し、毎日チェックするようにしました。

 

チェックリストなんて・・・・・・・

チェックリストというと、
「そんなもの役に立たない」
「チェックすることが目的になって意味がない」
「めんどくさい」
などといった声が多いです。
本書でも次のように述べられています。

私たちは、チェックリストを使うのは恥ずかしいことだと心の奥底で思っているのだ。本当に優秀な人はマニュアルやチェックリストを使わない、複雑で危険な状況も度胸と工夫で乗り切ってしまう、と思い込んでいるのだ。 「 優秀」という概念自体を変えていく必要があるのかもしれない。

私もそう思っていましたが、実際にやってみると、仕事が楽になります。
ミスが減った（早期に発見）他、仕事のスピードも上がったのです。

本書でも同様の指摘がありました。

機械的にチェックを行っていたのでは現実に対処できなくなる、チェックリストばかり見ていると心のないロボットのようになってしまう、と思い込んでいる。だが実際には、良いチェックリストを使うと真逆のことが起きる。チェックリストが単純な事柄を片付けてくれるので、それらに気を煩わせる必要がなくなる。

 

「よいチェックリスト」とは

では、よいチェックリストとはどういうものなのでしょうか？
本書では、次のようなポイントが挙げられています。

・効率的で、的確で、どんなに厳しい状況でも簡単に使える。全てを説明しようとせず、重要な手順だけを忘れないようにさせる。 ・なにより実用的であること ・誤解されがちだが、チェックリストはマニュアルではない。 ・長すぎてはいけない ・文章はシンプルで明確 ・理想的には一ページ ・いつチェックを行うかを決める ・単純な手順が飛ばされるのを防ぐための具体的な手順のチェックと、チームとして問題を認識し、解決にあたってもらうためのコミュニケーションのチェック

私は、チェックリストを作るときに全ての手順を書いてしまっていました。
「この手順を省略したら、ミスにつながる」というポイントに絞って作ることが必要だったのです。

再度、チェックリストを見直します。

 

本書の航空機の例で言えば、例えば、「前方貨物ドアが点滅したとき」のチェックリストが活用されています。

 

また、私がチェックリストで重要視しているのは、自分で作り、日々改善していくことです。

他人が作った、日々変わらないチェックリストでは、なかなか効果が出ない気がします。自分自身又は組織で作り上げていくことが重要です。

本書でも次のような表現がありました。

どんなに単純なチェックリストでも、何度も改定して洗練していく必要がある。

是非、一読して試してみてください。

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【編集後記】
昨日、Chatworkのセミナーに行ってきました。
Chatworkとは、ビジネス向けのチャットツールです。
以前から使っていましたが、本格的に仕事に導入してみようと思います。
F社のHさん、近々導入しましょう(^_^)