・ペーパーレス化を進めるための3つの基準

「ペーパーレス化したいけど、なかなか進まない」という相談をよく受けます。
ペーパーレス化を進めるには3つの基準が必要です。

 

1　捨てる基準を作る

・紙で保管しなければいけないもの

紙で保管しないようにするには、捨てるのが一番です。
今たまっている紙の資料から、本当に紙で保管しなければいけないものだけを選ばなければいけません。
紙で保管しなければいけないものには次の2つがあります。
(1)法律的に紙で保管しなければいけないもの
(2)自分（又は会社が）紙で保管しなければいけないと考えているもの
このうち、(1)は仕方がありません。
請求書控、領収書など経理関係の書類、契約書、受領印が必要なものなどは紙での保管が必要です。
私もこれらはやむを得ず紙で保管しています。
意外と捨てることができるのは、申込書の控や契約書控（こちらが支払者・利用者の場合）でしょう。
こちらが申込や契約の事実を把握しておけば問題ないですしね。ただ、契約書は解約条項等もあるので、スキャンしておいた方がいいかもしれません。

そこで、(2)をどれだけなくすかがポイントです。
本当に紙でなくてはいけないかを考え、少しずつ基準を作っていくといいでしょうね。

当事務所の場合、一時的に保管するものを除き、紙の書類は限りなくゼロに近くなっています。
最初からそうだったわけではなく、徐々に基準を見直してきた結果です。

たまっている紙の資料があるのなら、まず捨てることができないか？を検討すべきでしょう。
その判断はトップ（現場のトップ）が行わなければいけません。
捨ててていいかどうかが分からず、なんとなく保管してある書類は多いですからね。
ペーパーレス化に限らずトップが動かないと業務改善は進みません。

・失敗にめげない

紙を捨てた場合に、「あ、あの資料も捨てちゃった・・・・・・」ということもあります。
そんな場合でも「やっぱり、紙で保管しておかなきゃだめだ・・・・・・」と後戻りしてはいけません。
1回や2回の失敗にめげていては、本当に紙で保管する必要があるかを見極めることはできないでしょう。
最初から完璧に見極められることはありませんし、他にも代替手段があるものです。
まあ、その失敗が致命的なものでないことが前提ですけどね。

・新しいものから処理

過去の書類をなかなか整理できない場合、いったんそれらには手に付けないで、新しいものから処理するといいと思います。
ペーパーレス化で重要なのは、「何を紙で保管するか」の基準作りです。
業務の流れの中で、その基準を磨き上げておくことが先決でしょうね。
「こういった資料は捨ててもいい」という基準ができれば、過去の書類も整理しやすくなります。
紙を捨てる際にはシュレッダーを使わずに、機密文書回収サービスを使うと便利です。
紙を入れた段ボールを回収し、溶解処理してくれます。
http://www.kuronekoyamato.co.jp/recycle/recycle_b.html

2　スキャンの基準を作る

「捨てる」には、2つの方法があります。
（1）スキャンして捨てる
（2）スキャンしないで捨てる

スキャンするかどうかの基準も必要となるのです。
今のPCはデータ容量に余裕がありますので、心配だからスキャンしておこうという考え方もありだと思います。
しかし、スキャンするのに時間がかかる、スキャン待ちの紙の資料が山積みになるという事実もあります。
スキャンすべきかどうかの基準ができていれば、スキャン待ちの紙が減るはずです。
そのために私はデータの整理をやるようにしています。
スキャンしたデータを含めて、PC内の全データを時々見返しています。
その過程で、「なんでこんなのスキャンしたんだろ？」「スキャンしたけど、この書類、全然見てないなぁ」などということがわかります。自分がスキャンした基準をチェックするようなイメージです。

こういう資料はスキャンする必要がある、必要がないというのが分かってくると、スキャンせずに捨てることも多くなります。
PC上に2，3行メモすれば済むものもありますしね。
そういったものは、スキャンするよりメモした方が確実に時間短縮になります。

3　プリントアウトの基準を作る

ペーパーレス化には、次の2つの意味があります。
・紙で保管しない。
・プリントアウトしない。
プリントアウトしない場合、かえって非効率になることもあるでしょう。

プリントアウトしないということは画面上で確認することになりますが、正直、1つのディスプレイで確認するのは厳しいです。
2つのディスプレイを使う（デュアルディスプレイ）であれば、十分可能となります。
「紙で見た方が見やすい」「紙派」「アナログだから…」と先入観を持たずに、まずは試してみることが重要です。
私はほどんどプリントアウトしません。プリントアウトする際も1枚に2ページ、高速印刷、カラー印刷などを使い分けています。
必ずプリントアウトする書類もあります。これらもいろいろ試してみた結果です。

 

 

【参考記事】

・ペーパーレス化に必要なデュアルディスプレイ | EX-IT

・徹底してペーパーレス化する7つのポイント | EX-IT

・ペーパーレス化を進めるための3つの基準 | EX-IT

・デュアルディスプレイのすすめ【その1　なぜ2つのディスプレイを使うのか？】

・ デュアルディスプレイのすすめ 【その2 ディスプレイの設定】 | EX-IT

・デュアルディスプレイのすすめ【その3 よくある質問】 | EX-IT

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【編集後記】
これまで、Facebookにはブログへのリンクしか投稿していませんでしたが、実験的にTwitterとFacebookに同時投稿をしています。
Facebookも次第に利用者が増えてきた感じです。
「いいね！」の気軽さが魅力だと思っています。