・タスク管理を外出時にしなくてもいい理由

2011年12月1日

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昨日記事にした、私が今やっているExcelによるタスク管理は大きな欠点があります。

・途中で帰りたくなったセミナー　ーExcelによるタスク管理ー

それはiPhoneをはじめとするスマートフォン、iPadでは使えないことです。

iPhoneで使えない

タスク管理ツールのほとんどは、iPhoneでも使うことができます。
PCでもiPhoneでも同じデータを見ることができ、編集も可能です。
外出先でもタスク管理やタスク完了チェックをできるのです。

当初、Excelでタスク管理を始めた際、iPhoneで使えないのは大きな問題と思えました。

しかし、現状はまったく問題ありません。
それは以下の理由からです。

タスク管理を外出時にしなくていい理由

1 1　その日にやるタスクは、朝、計画し、追加禁止
2 2　外出時は「スケジュール」中心
3 3　タスクはExcelに追加しない

1　その日にやるタスクは、朝、計画し、追加禁止

毎朝、その日にやるタスクをExcel上で計画します。
時間を見積もり、終了予定時刻を確認するのがポイントです。

朝計画したタスク以外のことは、原則としてやってはいけないことにしています。
そうしないと計画が甘くなりますし、思いつきで仕事をやってしまうからです。
もちろん、急用は入りますけどね。

外出先でタスクを計画することはありません。後述するように、単に追加するだけです。

2　外出時は「スケジュール」中心

最初のうちは、ExcelをPDFにした後Dropboxに入れて、iPhoneでタスク一覧を見ることも試していました。
今は外出先でPCを使うとき以外は一切確認していません。

タスク管理は、オフィスで仕事をするとき、1人で仕事をするときに必要となるものだと考えています。
外出時は、打ち合わせ、セミナーへの参加などの「スケジュール」をこなすことが多いです。
私の場合、早朝4時〜5時頃に仕事をスタートさせ、原則として午前中にはアポを入れません。
「午後になる頃には、その日にやらなければいけないことはすべて終わっていて、スケジュールをこなすだけ」の状態を目指しています。

「スケジュール」ならgoogleカレンダーで管理しているので、iPhoneでも見ることができます。

確かに「○○を買う」「郵便物を投函する」などのタスクもありますが、それほど多くないものです。
ものを買う、投函するというものも,ネット上でやればオフィスで完了しますしね。

3　タスクはExcelに追加しない

タスクを思いついた場合、Excelに直接入力しません。

タスクの追加はiPhoneのFasteverで行い、翌朝の「朝のタスク」でEvernote（Fasteverで入力したものが同期）でそれらを整理することにしています。

PCで仕事をしているときは直接Evernoteに入れています。

まとめると、タスクを思いつく→iPhoneに入力→翌朝に整理（やるかやらないか、いつやるか、どのくらいの時間でやるかを決める）という流れです。
タスクを思いついたときに、やるかやらないか、いつやるかまで考える余裕はなく、そこまで考える必要もないと思います。
なんでもかんでも思いついたものはいったんメモしておいて、一晩たった後、それらを吟味しています。

この流れなら、外出時にExcelを見る必要はないのです。

外出時に見なくて済むように、タスク管理手法を考えたというわけではなく、タスク管理手法を試行錯誤した結果、外出時に見なくてもよくなったという感じですね。

Excel好きだから不便でも無理して使っているわけではありません（笑）

なお、私が元にしたExcelによるタスク管理ソフト［TaskChute］にはiPhoneアプリ版もあります。
私が今使っているExcelファイルは自分好みにフォームや機能をカスタマイズしているので、Excelだけでいいかなぁと考えています。

オリジナルのTaskChuteはこちらからダウンロードできます。

http://cyblog.jp/modules/mydownloads/viewcat.php?cid=1