・ピボットテーブルの事例ーセミナー参加者名簿の整理ー

2011年12月15日

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Excelのピボットテーブルは、一見敷居が高いのですが、使い始めるとこんなに便利なものはありません。
複雑な集計ではなく、セミナー参加者の整理にも使えます。
実際の事例（名前をはじめとするデータは架空のものです）でピボットテーブル作成の手順を解説します。
画面はExcel2010です。
WS000006

ピボットテーブルはデータ整理にも使える

Excelに次のようなデータがあるとします。

このデータは、12/17（土）に開催する「経理＆会計のためのExcelマクロセミナー　入門コース」の実際のデータを元にしています。
名前等は架空のものです。
（おかげさまで満席となりました）

WS000000

このセミナーは午前、午後に同内容を開催するものです。
同じ申込フォームで受け付けていますので、データには午前、午後の両方の参加者が登録されています。

開催側の私としては、次のようなデータが欲しいのです。

・レンタル用のPCが午前に何台、午後に何台必要か

・午前、午後別の参加者

こういった場合にピボットテーブルで集計します。

ピボットテーブルの作成手順

1 1　ピボットテーブルを作る
2 2　何を集計するかを決める
3 3　集計したい項目をドラッグする

1　ピボットテーブルを作る

データを選択して、［挿入］タブ→［ピボットテーブル］をクリックします。
次のようなボックスが表示されますので、［OK］をクリックしてください。
WS000001

すると、新しいシートが挿入され、次のような画面になります。
右側のリストには、「お名前」「メールアドレス」「普段お使いのExcelバージョン」「参加する日程」「PCレンタルの有無」といった項目があります。
これは元々のデータの項目と一致しています。（申込フォームをそのまま利用しているためこういった項目名になっています。）
項目をマウス操作で組み合わせて表を作るのがピボットテーブルです。
WS000002

2　何を集計するかを決める

今回の場合、人数を集計したいわけです。
その人数は入力された「お名前」の数で分かります。
項目「お名前」を次の画面の位置にドラッグします。
WS000003
この［値］というボックスに入れたもので表を集計します。
金額を集計したい場合は、金額を入れるわけです。

集計後、［データの個数］は10と表示されています。
これは元データの個数10（2行目から11行目）と一致します。
WS000000

3　集計したい項目をドラッグする

午前に何人、午後に何人参加するかを集計してみましょう。
「参加する日程を〜」を次の位置にドラッグします。
すると表は次のようになります。
WS000004

午前に5人、午後に5人ということがわかります。
通常だとアイウエオ順・数字の小さい順に並びますので、「午後の部」「午前の部」の順に並んでしまいます。
こういった場合、マウスのドラッグで順番を入れ替えることができます。

今回のセミナーでは、ご希望の方にPCのレンタルを行っています。
そのため午前、午後に何台のPCが必要かを把握したいわけです。
「PCレンタルを希望されますか？」を次の位置にドラッグします。
WS000005
これで午前に3台、午後に2台のPCが必要と分かるわけです。

［参加する日程〜］と同じボックス（行ラベル）にドラッグしないのは、単純にみやすさの問題です。
同じボックスにドラッグするとこうなります。
WS000007
ピボットテーブルは、データを自由自在に組み合わせて集計できるものです。
最初から「こういう表を作りたい！」と考えずに、適当にドラッグして、作りながら最適な表を考えた方がいいでしょう。