ピボットテーブルは経費精算にも使えます。
例えば、出張後に、たまりにたまった請求書を整理する際にも便利です。

表を作ってはいけない

経費精算のフォームとして、次のような表をよく見かけます。

こういった表を作るのはめんどくさいですし、この表を再利用することもできません。

私が考えるExcelの鉄則の1つとして、「表を作らない」というものがあります。

「表計算ソフトなのに？？？」と思われるかもしれません。

集計表を作るなら、表ではなくデータを作成し、ピボットテーブルで集計します。

 

 

データの入力

どっちみち領収書は入力せざるを得ません。
誰かに依頼できるなら、依頼してもかまわないでしょう。

次のようにデータを入力します。

重要なのは

・1行目に項目名を入れる

・空白の行を作らない

・上と同じデータであっても入力する（例　日付等）

→Ctrl＋Dで入力、後からジャンプで入力する方法もあります。

→参考記事［・ピボットテーブルを使った集計　VOl.2　「空白セルを埋める方法」

 

 

ピボットテーブルの作成（画像・操作方法はExcel2010です。）

データ（どこでもいいです）を選択し、［挿入］タブ→［ピボットテーブル］をクリックします。

リストの［金額］を次の画像の位置にドラッグすれば、金額が集計されます。
今回の出張にかかった費用合計は100,370ということです。

次に［科目］を次の位置にドラッグすれば、科目別に集計できます。
（科目のつけ方にも楽な方法がありますので、また別の機会に）

金額を桁区切り（カンマ区切り）にしたいなら、B列（金額）を選択して、Ctrl＋Shift＋1を押します。
これで桁区切りになります。

あとは集計すべき項目を適当に入れていきましょう。
ピボットテーブルは作りながら考えます。

［科目］を次の位置にドラッグします。
なかなか見やすくなりました。

ここでピボットテーブルのデザインを変えてみましょう。
［ピボットテーブル］ツール（ピボットテーブルを選択すればリボンに表示されます）→［デザイン］→［レポートのレイアウト］で［表形式で表示］を選びます。

次のような表になります。

［支払先］の集計は必要ないため、どこか1つを右クリックし、［支払先の小計］をクリックしてチェックボックスを外します。

同様に［日付の小計］のチェックボックスも外しておきましょう。

 

これで表が完成します。

 

 

 

ピボットテーブルで作成する5つのメリット

ピボットテーブルで作成すると次のようなメリットがあります。

1　フォームを変更できる

この表のフォームが気にいらなければ、自由に項目を入れ替えることができます。
こんなフォームにすることも

こんなフォームにすることもマウス操作だけで可能です。

多角的に分析でき、自分のためにもなりますし、上司のめんどくさい要望にも応えることができます(^_^;)
表で作成していると、フォームを変えるのはかなり大変です。

 

2　入力しやすい順に入力できる

ピボットテーブルの元データはどんな順序でもかまいません。
科目別に領収書を分けて入力してもいいですし、上から順番に入力しても上記の事例と同じ結果になります。

 

3　再利用できる

ピボットテーブルは、毎回作る必要はありません。
今回の事例のピボットテーブルを再利用することができます。
元データのシートに新しいデータ（同じ項目）を貼り付ければいいのです。
私は会計データを元データとしてピボットテーブルを使っています。
毎月最新のデータを貼り付ければ自動的に表が完成します。

なお、元データを変更した場合には、更新（ピボットテーブルを右クリックして［更新］又はAlt＋F5）が必要です。

 

4　データを利用できる

表と異なるのは、元データとピボットテーブルの2つが残ることです。
元データを他の分析に利用したり、加工して会計ソフトにそのまま取り込むことができます。

 

5　速い

なんといっても集計作業が速くなります。
今回の場合は、元データを自ら作成する事例でしたが、会計データ、販売管理システムのデータが準備されていればあとはマウス操作でピボットテーブルを作るだけです。

今回もサンプルデータがありますので、是非やってみてください。
http://db.tt/6uiqHmFK

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【編集後記】
スケジュールや費用など、いろいろ課題はありますが、
5/20のホノルルトライアスロンにエントリーしました。
来年は30代最後の年なので、さらにチャレンジする年にしたいのです(^_^;)

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【著書】

☆『使える経理帳票―これ一冊でOK! Excel2010/2007/2003』

☆『そのまま使える経理＆会計のためのExcel入門』

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