ファイル名に日付を入れない理由・フォルダを使わない理由

2015年12月30日

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ファイルの整理は、仕事効率化で重要な要素の1つです。
ファイル名には、日付を入れていません。
さらには、すべてのファイルを1つのフォルダにいれています。
EX IT SS 13
※スクリーンショットをKeynoteで加工し、再度スクリーンショット

1 ファイル名に日付を入れない理由
2 フォルダを使わないファイル管理
3 唯一使うのは、「INBOX」フォルダ

ファイル名に日付を入れない理由

私はファイル名には、日付を入れない主義です。
なぜなら、めんどくさいから。

「日付」と一言で言っても、
・作成した日付
・編集した日付
・そのファイルの内容に伴う日付（何月分、何年分など）
などがあります。

どの日付を使うか、日付をその都度変えるかと考えると複雑になります。
マイルールの1つは、「自分が混乱しないシンプルなルールにする」ことです。

また、作成日付、更新日付は一覧で見ることができるので必要ありません。
更新日付で並べ替えておけば、一目で最近使ったファイルがわかります。

Windowsだと、エクスプローラー（Windowsキー＋E）
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Macなら、Finderを使いましょう。
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それぞれ、表示を切り替えて、ファイル名、日付などが出てくるようにするのが大事です。
Windowsだと、エクスプローラーの［表示］で、［レイアウト］を［詳細］にして、
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項目を右クリックして、［作成日時］を追加し、
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Macだと、Finderのアイコンをクリックして、詳細表示にし、
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項目を右クリックして、［作成日］を追加しましょう。
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常にこういった表示にしておけば、ファイル名に日付はいりません。

ファイル名は次のようなルールです。

・ファイルの先頭にはファイルの種類を示すものを入れる

お客様関係→0
自分関係→1
開催するセミナー関係→セミナー
資料になるもの→資料
ブログで使ったものでとっておくもの→ブログ
本の原稿関係→原稿
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2　フォルダは使わない

フォルダは原則として使いません。

3　INBOXフォルダを作って使う

INBOXというフォルダと使い、仮のファイルを入れます。

この3つのルールだけあり、あとは、シンプルに名前を付けるだけです。
2と3については、もう少し解説してみます。

フォルダを使わないファイル管理

フォルダをやめて、7年ほどになります。
フォルダは便利なようでめんどくさい部分も多いからです。

・クリックしてもクリックしてもファイルが見つからない
・どのフォルダに入れるか一瞬迷う
・フォルダの整理が大変
などといったことがあるので、フォルダを試しにやめてみました。

ファイル名をきちんとつけ、ファイルは検索します。

Gmailにフォルダがなく検索で探し出すのと同じです。
試してみるとかなり快適で、今に至っています。

めんどくささもなくなり、ファイル名をきちんと付ける習慣もつきました。
同じフォルダにあるので、ファイル名を適当につけるとわからなくなるからです。

「自分のファイルが1つのフォルダにある」という、とてつもない安心感もあります。
ファイルのバックアップも楽です。
【関連記事】PCファイル整理の第一歩は「過去を捨てること」 | EX-IT
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ファイルを1つのフォルダに入れるというルールですので、デスクトップにもファイル・フォルダを置きません。
【関連記事】「デスクトップにファイルを絶対置かない」理由を改めて考えてみました | EX-IT
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メインで使っているMacのデスクトップ
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Wndows10のデスクトップ
EX IT SS 8

ただし、唯一「INBOX」というフォルダを使っています。

唯一使うのは、「INBOX」フォルダ

この「INBOX」は仮に保存するフォルダです。

ファイルを作る
と
ファイル名をつける、整理する

を同時にやろうとするとどちらもうまくいきません。

今日作ったファイル、ダウンロードしたファイルは、INBOXに入れます。
（名称はなんでもかまいません。「仮フォルダ」「とりあえず」でも大丈夫です）

次の日の朝、INBOXを必ず空にすることを習慣づけましょう。
空にするということは、
・名前を付けて、ファイル保存フォルダに移動させる
・削除する
のどちらかです。

次の日に整理することで、確実に整理できます。

今は保存するけど、そのうちいらなくなるファイルがあれば、その場合はファイル名の後ろに「ZZZ」をつけると便利です。
（「ZZZ」でなくても、名前はなんでも大丈夫です）
定期的に、「ZZZ」で検索してもういらなくなれば、それを削除しましょう。

私は週1回、ファイルフォルダをみて、整理するというタスクを実践しています。
ファイルを定期的に見直して、減らしていく努力が必要です。
今のPCは容量にも余裕があるので無駄なファイルが増えていってしまいます。
そのため、ファイルを探すのに時間がかかったり、判断（このファイルは最新かどうか、前にファイルをつくったかどうかなど）に迷いが生じたりして効率を損なうのです。

ファイル整理のルールを今一度見直してみましょう。
まとめると、
・フォルダは原則として使わない
・仮のフォルダ（INBOX）を作って使う
・ファイル名のルールを決める
というものです。

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