Googleスプレッドシート・ドキュメント・スライドの「リンクでコピー」の注意点

スプレッドシートをはじめとする Google のサービスを、リンクで共有する場合には注意点があります。
リスクをコントロールして便利に使っていきましょう。

※Googleスプレッドシートの画面　by　SIGMA fp

クラウドで共有するメリット

クラウド＝ネット上でデータを共有することができ、共有すれば、共有を許可した人にのみ見せたり編集してもらったりすることができます。

データを共有するメリットは、
・データのやり取りをしなくていい
・複数人で編集できる
・紙のように置き忘れたり、なくしたりすることはない
といったものです。

Googleが提供するクラウド Google ドライブ内でも、
・Google スプレッドシート（Excel）
・Google ドキュメント（Word）
・Google スライド（パワポ）
といったものを無料で使うことができ、共有できます。

その他 Microsoft の One Drive や Dropbox といったものでも同様のことができ、ブラウザで使うソフトも同様です。

これらクラウド上にあるデータを共有するときに、「リンクでコピー」は便利ですが、気をつけなければいけません。

「リンクでコピー」の注意点

「リンクでコピー」とは、クラウド上にあるデータへのリンクをつくり、そのリンクをクリックすれば誰でもそのデータを見たり編集したりできる機能です。

たとえば、こういった Google スプレッドシート（見えてもいいデータです）の右上にある［共有］をクリックし、

［リンクをコピー］をクリックします。

お手軽ではあるのですが、もし Aさんに［リンクをコピー］で、そのリンクをメールし、その A さんが（悪気はなくとも）そのリンクを他の人に知らせてしまったら、その人もデータを見ることができてしまうのです。

「インターネット上にデータがあって、リンクを知っていれば誰でも見られるようになっている」という状態を情報漏洩というかどうかは、いい過ぎな気もしますが、リンクの取り扱いには十分気を付けなければいけません。

ましてや、まったく関係ない方へそのリンクをメールしてしまったり 、SNS にそのリンクを公開してしまったりすることは、絶対にあってはいけないことです。

リンクで共有するのであればそういったリスクも考えておく必要があります。

一方、Google では［ユーザーやグループと共有］ということもでき、メールアドレスを入れて共有すれば、その人にしか共有できません。
共有するメールアドレスを間違えないようにする必要はありますが。

 

リンクを知っていれば共有というわけではなく、許可した人のみ共有できるというしくみです。
［リンクをコピー］よりは、リスクが少ないといえるでしょう。
機密度が高い情報は、［ユーザーやグループと共有］を使いたいものです。

また Google にはグループという機能もあり、あらかじめそのグループを設定し、そこにデータを扱うことができる人を追加するということもできます。

Dropbox は［リンクをコピー］もできますが、基本的には承認した方のみにデータを共有するしくみです。
私が［リンクをコピー］で共有しているのは、自分のセミナーの資料やテンプレート、動画など。
セミナーにご参加いただいた方が、誰かに知らせるというリスクはなくはありませんが、利便性を重視しています。

仕事はもちろん生きていく上で、この利便性とリスクのコントロールは欠かせません。

 

リスクと利便性のコントロール

クラウドで共有するのは危険だから、
・紙で管理すればいいのか
・手渡しすればいいのか
・郵送すればいいのか
・口頭で電話すればいいのか
・FAX すればいいのか
そうすると、利便性が大きく損なわれます。

郵送したとしても郵便事故というのはあり得ますし、紙をどこかに置き忘れるということはありますし、FAX の宛先を間違えるということもあり得るわけです。

リスクがあるからといって、ネットバンクをまったく使わなかったり、クレジットカードをまったく使わなかったりするというのもなかなか考えにくいでしょう。

そのリスクと利便性をコントロールしていくしかないかなと。

日本ネットワークセキュリティ協会の『2018年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書』によると、情報漏えいの原因はこうなっています。
（データから作成）
不正アクセスはあるにしても、紛失・置き忘れ、誤操作、管理ミスで、大半を占めるのです。

クラウドのリスクを減らすには、人間側が、ITを使いこなし、どういうしくみかを把握しておく必要があります。

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■編集後記
昨日は、午前中、家族で散歩、夕方に娘と買い物。
Switchのゼノブレイドもすすめていました。
追加ストーリー、意外と長く、もうちょい楽しめそうです。
Xbox Series XのHalo（Halo マスターチーフコレクション）に再挑戦し、クリアできずに詰まっているところをようやくクリア。
やっぱ名作です。

■「1日1新」
キーボードスライダー

■娘(3歳9ヶ月）日記
昨日は、家族お気に入りのパン屋で、お米のパンを買いました。
帰る途中に寝てしまったのですが、家に着くと「パン食べたい」と起きてモグモグ。
気に入っているようです。