リアル（対面）セミナーの会場の探し方

リアル（対面）のセミナーや打ち合わせの場所の探し方についてまとめてみました。
2020年以降の感染症対策対応です。

※セミナー会場にて（お客様にとっていただきました）　by　Canon R6+85mmF1.2

リアルセミナーの会場選びの基準

リアルでのセミナーを自主開催するには、会場探しも仕事の1つです。
他社開催のものなら、会場を準備または探していただけますが、自主開催なら会場を探さなければいけません。

そして、その会場選びの基準が、2020年以降変わりました。
（私は変わったという認識です。そうでない場合もあるでしょうが）

・より広く、余裕がある会場
・できる限り窓がある会場
という基準です。

以前も、狭い会場はそうそう選んでいませんでしたが、少人数であればさほど広くなくても問題ありませんでした。
感染症対策を考えると、広いほうが好ましいもの。
（解釈には色々あるかと思いますが）

ただ、そこをアピールしている会場は、この状況でも少ないです。
いいアピールポイントになるかと思うのですが。

広いということは、通常は、利用料も高くなります。
セミナーの利益を考える上で見逃せないことです。

・セミナーの値付け
・セミナーの収録→動画・音声販売
などといった工夫は欠かせません。

こういった状況で、会場を探すにはどうするか。
私はネットしか使いません。

会場をネットで探すには

会場には、2種類あります。
・ネットで申し込める
・ネットで申し込めない
です。

ネットで申し込めない場合、その日に空いているかどうかもわかりません。
電話やメールで聞かなければいけないのです。
申込みは電話や現地、FAX、支払いも振込や当日現金ということも。

公営の会場だと、安く借りることができますが、ネット対応していないことも多いです。
中には、有料のイベント禁止という場合もあります。

ネットで申し込めない場合はあきらめています。
例外として、マンションの会議室は、使ったことがありました。
ただ、手書きで用紙に記入、現金払いなので、本当に例外です。

ネットで申し込めると、予約時に効率がよくなります。
私が利用しているのは、ポータルサイトの
・スペイシー
・スペースマーケット
・インスタベース
です。

ほとんどスペイシーを使っています。
サイトがわかりやすいというのが理由です。

スペイシーは、
・今すぐ予約
・リクエスト制
という区分があり、「今すぐ予約」は、決済すれば確定します。
「リクエスト制」は待たなければいけないので、よほどのことがない限り選びません。
効率がよくないので。

また、会場を借りるのは、そもそもリスクがあるもの。
セミナーを自主開催して、お申込みがゼロや少数であれば、マイナスです。

次のような工夫をしてみましょう。
・キャンセル料がかかる前にお申し込み期限を設定する→ゼロならキャンセルできる
（多少のキャンセル料、たとえば10％であれば、その期間も含める）
・お一人ご参加いただければ、会場代がまかなえるくらいの値付けをする
・お申し込みがお一人あってから、会場をおさえる

その他、会場に関しての注意点をまとめてみました。

セミナー会場探しの注意点

設備

セミナーで使う設備は確認しておきましょう。
会場は、できれば、下見をしておきたいものです。
下見という制度は、ほとんどの会場ではなく、30分や1時間（会場により最低単位があります）借りて、下見をすることになります。
下見をして、そのあとは、そこで仕事をしておきましょう。

私が使う設備は、
・ディスプレイ
・HDMIケーブル
・延長ケーブル
・Wi-Fi
といったもの。

プロジェクターを持っていますが、プロジェクターを投影するよりも、ディスプレイにつなげたほうが準備も設定も楽です。
プロジェクターの場合、投影する壁またはスクリーンが必要となります。
これができずにあきらめた会場もありました。

ディスプレイも小さすぎると見づらいので、大きさも確認しましょう。
冒頭の写真の会場は、60インチでした。

ケーブル類がなければ、自分で持っていきます。
ただ、過信は禁物で、自分でも持っていっておいたほうが安心です。

Wi-Fiは、多くの場合、接続を保証していません。
めちゃくちゃ遅いこともあるので、気をつけましょう。
モバイルルーターだけのこともあります。
だからダメというわけではありませんが、モバイルルーターは速度制限がかかることがあるので、気をつけたいものです。

トイレがあるかどうか。
きれいで、外にあるかどうかもポイントです。
中にあると使いにくいことがあるので。

その他、
・ホワイトボード
・ペン
・プロジェクター
などを使うなら、確認しておきましょう。

ホワイトボードの安いタイプは消すのが大変なことがあります。
気をつけましょう。

ペンが書けないというのはよくあることです。
私は、ホワイトボードを使う場合は、自分で持っていきます。
今はめったにありませんが、昔はありましたので。

プロジェクターは、型番を問い合わせて、検索するくらいはしておきたいものです。
めちゃくちゃ古い場合も多いので気をつけましょう。

定員

何名まで利用できるか。
この定員の表記は信用しないようにしましょう。

・テーブル、椅子がいくつあるか
を確認し、実質的な定員で考えなければいけません。

ましてや、密集しないようにしたいもの。
定員の半分、1/3くらいで考えましょう。

とある会場は、30名とありましたが、冷静に確認すると、
・2人がけのテーブルが4台→8名
・3人がけのテーブルが5台→15名
・補助の椅子（テーブルなし）が7脚→7名
でした。

ポータルサイト側が、こういった表記を許しているということです。
嘘ではありませんが……。

そもそもギュウギュウに詰めて座っていただくことはしていません。
今、そして今後の状況だと、なおさらでしょう。

こちらがパソコンやプロジェクターを置く場所も確認が必要です。
テーブルを1つ使うなら、定員は減りますので。
最前列を空けると考えると、定員はさらに減ります。

前述の会議室だと、私の感覚だと
・2人がけのテーブルが4台→2台を使い1人ずつ→2人
・3人がけのテーブルが5台→4台を使い1人ずつ→4人
の計6名が限界です。

最前列は使わず、部屋の配置の関係で実質的に使えない席がありますので。

定員は下見をしつつ、必ず確認しましょう。

なお、写真は、撮る角度やレンズで、いくらでも広く見せることができます。

場所

セミナー会場の場所は、主要駅に近いのが理想ではありますが、
・主要駅で駅から歩く
よりは、
・主要駅じゃなくても駅近く
がいいかなと思っています。

他の条件とのバランスを取りつつ、場所を決めましょう。
セミナーの魅力があれば、場所の不便さは多少カバーできます。

駅から近くてもわかりにくい場合も多いので、やはり下見をして自分の言葉で伝えたいものです。
会場側が準備したものだと伝わりにくい場合もあります。

セミナーだけではなく、打ち合わせの場所としても、会場選びの基準をつくっておきましょう。
（オフィスがあればまた別ですが）
会場をいくつか見て回ると、その基準もつくりやすくなります。

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■編集後記
昨日は、午前中に娘の保育園のイベント。
合奏→劇→合唱と楽しめました。
撮影も張り切って。

その後、セミナー『ひとり税理士の仕事術』を開催。
リアルでの開催でした。

■1日1新→Kindle『1日1新』
とある会議室
娘のイベントでNikon 100-400mmを使用

■娘(5歳）日記→Kindle『娘日記』・ Kindle『娘日記Ⅱ』
保育園のイベントで劇。
エルマーと16匹のりゅう