セミナー自主開催事務の効率化

セミナーを自主開催するときの事務を効率化すると、セミナー自主開催が捗ります。

※セミナー会場にて　　Leica Q

セミナー開催 事務効率化のメリット

ひとりでセミナーを自主開催するならば、それなりの手間がかかります。
ひとりなので、誰かに頼むこともできず、かといって外注するのも現実的ではありません。

セミナー開催の手間を効率化しておかないと、セミナーを開催するのが億劫になってしまうでしょう。
逆にいえば 、セミナーを売上の柱にしたいのであれば、セミナー開催の事務効率化は欠かせないものです。
私は、セミナーを自主開催するのにそれほど時間をかけず、手間をかけないようにしています。

セミナー開催を決めてから、告知・開催するまでの流れをまとめてみました。

 

セミナー告知までにやること

セミナー開催を決めたら次のような流れでやっています。

内容決定

まずセミナーの大まかな内容を決めます。
告知にはその大まかな内容を載せるからです。
内容をカチッと決めてから、資料を完成させてから告知する方法もあるのでしょうが、私は告知を先にやります。
お申込みがあってからのほうが、モチベーションは上がりますので。

日程決定

内容とともに、日程を決めます。
自分のカレンダーを見て、日程を決めましょう。
ここで会議室を予約してもいいのですが（または会議室が予約できた日をセミナー開催日とする）、最近は、日程を決めて告知して、お申し込みがあったときに会議室を予約することも多いです 。

告知ページ（WordPress固定ページ）をつくる

次に、告知ページをつくります。
告知ページは、WordPress の固定ページというものでつくっています。
（この記事を含めて、記事は［投稿］でつくります。［投稿］は、新しい順に並ぶものです）

告知ページに載せているのは、
・セミナータイトル
・セミナーの対象者
・セミナーの趣旨、内容
・日時、場所、参加費
・申し込みの流れ
・申し込みフォーム
などです。

ポータルサイトは使いません。
ポータルサイトに載せるとセミナー開催事務を効率化できるのかもしれませんが、デメリットもありますので。
その1つは、ブログやメルマガをお読みいただいている方以外からもお申込みがある可能性です。
参加していただく方が増えるならいいじゃないかと思われるかもしれませんが、決してそうではありません。

 

申込フォームをつくる

申込フォームをつくり、そのリンクを告知ページに入れます。

申込フォームをつくるために使っているのは、ほとんどの場合、メルマガ配信システムのオートビズです。
メルマガ配信、セミナー運営に便利! Webサービス「オートビズ」 | EX-IT
今、順次、WordPressのプラグインContactForm7に切り替えています。
（本来のメルマガ配信システムとしてオートビズは使っており、使い続ける予定です）
WordPress問い合わせフォームの最適解Contact Form 7のカスタマイズ。日付選択・ラジオボタン・必須ラベル・入力例・送信ボタン・データベース・メッセージ・自動返信メール。 | EX-IT

Googleフォームでもつくることができ、以前は使っていました。

新Googleフォームで問い合わせフォームを作る方法＆自動返信メール設定 | EX-IT

自動返信メール確認

どのフォームでつくるにしても、自動返信メールのしくみを使うと便利です。

お申込みしていただく
↓
（自動返信メールで決済の連絡）
↓
決済していただく
という流れを自動的につくることができます。

セミナー告知時には、この自動返信メールを確認しなければいけません。

Contact Form 7では、このようにつくります。

決済確認

セミナー参加費の決済は、クレジットカードまたは振込です。
クレジットカード決済は、AmazonPayを使っているので、そのリンクを確認します。
WordPressでネットショップ。WooCommerce＋AmazonPayの設定方法。 | EX-IT

AmazonPayは、導入するのに多少手間がかかるので、もっと楽にやるならPaypal、Square、Stripeを使いましょう。
ただ、AmazonPayは、Amazonアカウント（Amazonで買い物をしている情報）で決済できるので楽です。

テスト申込

ここまで出来たら、テストで申し込みます。
自動返信メールが届くか、正しく届くかの確認です。

告知ページ公開

告知ページ（WordPressの固定ページ）を公開します。
私の場合、記事では特に紹介しません。
毎回、紹介していると、セミナー紹介記事が増え、他の記事が書けなくなるからです。
（まあ、1日2記事以降書けばいいのですが。マイルールに反するので）
そっと公開しています。

ただし、セミナーを開催することを知っていただく必要はあるので、セミナーページへのリンクをブログでは4か所に表示する設定をしています。

・WordPressのダッシュボード［外観］→［メニュー］でメニューに表示

・WordPressプラグイン［QuickAdsense］で記事下に表示

・WordPressプラグイン［Advanced Ads］で記事中、見出し2の上に表示

・WordPressプラグイン［YoastSEO］でRSS（feedly）上の記事下に表示

そして、メルマガ（『税理士進化論』『セミナー情報メルマガ』）へリンクを貼っています。

 

会場確保

前述のとおり、会場は、事前におさえることもありますが、お申込みが入ってから会場を確保することもあります。

決済確認メール作成、送信

カード決済、振込があればメールがくるようにしているので、その後、入金確認メールを送ります。
これは、手動でやるしかありません。
スニペットツールPhaseExpressでつくり、たとえば、マクロセミナーなら$mで以下のように出るようにしています。

「!o」で「おはようございます」　スニペットツール（Dash・PhraseExpress）の登録パターン | EX-IT

 

セミナー開催事務効率化のコツ

 

セミナー開催事務を効率化するには、次のようなことをやってみましょう。

 

パターン化する

セミナーをある程度パターン化しています。
これを個別に考えていてはキリがありませんし、セミナー開催の本質ではありません。
参加費は、3パターン、タイトルはシンプルにし、会場も大まかな場所は決めていて、迷わないようにしています。

セミナー開催のパターンも決めると楽かもしれませんが、これはそのときの状況（と気分）次第です。

毎月やる

セミナーを毎月繰り返すことは、セミナー業としても大事なことですし、効率化にもなります。
なんせ毎月やるので、効率化せざるを得ませんし、毎月やることで効率もよくなるのです。
これがときどきだと、やり方を忘れてしまうでしょう。

力を入れない

力を入れすぎると、効率化はできません。
いい意味で力を抜くことが大事です。
セミナー開催の場合、「絶対来てほしい！」「定員にする！」「何人目標！」と力を入れすぎると、開催が遠のきます。
力を入れた結果、お申込みが少ないと、その反動も来て、セミナーを告知したくなくなるものです。

告知に力を入れて、気の利いたコピー（告知文）を書こうとすると、筆も進みません。
告知文の力で来ていただこうとするよりも、その力をセミナーの内容を練りこむことに使ったほうがいいでしょう。

セミナー業を柱にするなら、セミナー自主開催の回転率を上げること、つまりは開催事務の効率化が欠かせません。

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■編集後記

昨日、ライカQが届きました。
自分の用途に合ったカメラだったので、思い切って投資。
自宅にあるカメラを下取りに出し、その分もあてます。
1日持ち歩いた感触は、「買ってよかった！」と。
今日から使い方を学びつつ、アクセサリ類をそろえていきます。

 

■「1日1新」

ライカ Q

 

■娘(2歳）日記

昨日は、水族館へ。
途中で秋田の店に行き、きりたんぽに興味を持ったので買い、おなかがすいたようでうどんを食べてから水族館に行きました。
イルカショーはぎりぎりで、立ち見でしたが、いい場所をとれたのでよかったです。
チンアナゴ（大好き）やサメ、エイなどを見て「ソフトクリーム食べたい」と。
食べに行こうとしたら寝ちゃったのでひとまずに家に帰りましたが、起きるなり、「ソフトクリーム～」と泣き出し、再び外へ。
今度は、「あおいテープ～」と泣き出し、当初なんのことがわかりませんでしたが、水族館に帰りに見たアナ雪のばんそうこうのことでした。
そっちじゃなくてプリキュアがいいと、プリキュアのを買ったんですが……。
ひとまずなだめてソフトクリーム食べてご機嫌でした。