Zoomではじめて主催（ホスト）をする場合の準備・連絡・当日の流れ

2022年8月11日

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Zoomでサービスを提供するには、ホスト（主催）する必要があります。
その場合の準備、当日の流れをまとめてみました。

※Zoomの画面　by　Canon R6+85mmF1.2

1 Zoomでホストをする場合の時間制限
2 Zoomでホストをする場合の準備・連絡
3 Zoomでホストをする場合の当日の流れ

Zoomでホストをする場合の時間制限

Zoomは無料でも使えますが、ホストをする場合、気をつけることがあります。
それは、無料では40分の制限があるということ。
こちらからサービスを提供するのが40分以上であれば、有料アカウントにしておきましょう。

無料Zoom、1対1でも40分制限に。40分たつとどうなるか・対処方法。

Zoomでホストをする場合の準備・連絡

Zoomでホストをすることになったら準備をしておきましょう。
まずは、Zoomの設定です。

Zoomの設定

Zoomの設定は、
・そのミーティングごと
・そのパソコンごと
・そのアカウントごと
にすることができます。

アカウントごとに設定しておいたほうがより効率的です。
Zoomのサイトにアクセスして、設定しましょう。

https://zoom.us/profile

私が変更しているところを挙げてみました。

・ホストビデオ→［オン］にしています。常にオンなので
参加者ビデオはオフです。
・音声タイプ→［コンピュータ音声］。こうしないと参加するときに選択肢が出てしまいます。電話で参加することはないでしょうから。

・参加者はミュート→［オン］。1対1だとミュートしなくてもいいのですが、オンラインセミナーのときはミュートにしておいたほうがいいので、こう設定しています。1対1でもいきなりマイクオンよりオフのほうが落ち着いて準備できますので。

・画面共有→参加者の方も共有できるようにしています。必要があれば。

招待リンクをつくり、連絡

Zoomは、リンクをクリックすると参加できます。
ホストは、そのリンクをつくらなければいけません。

まずZoomアプリを開き、サインインしましょう。
ホストをするならZoomのアカウントが必要です。
無料でも。

サインイン後、Zoomアプリの［スケジュール］をクリックし、

ここで、トピック、開始日時、カレンダーを設定します。
その他の設定は、さわりません。
（適切に設定されていれば）

まず［トピック］。
私は、「（お客様名）-井ノ上　（案件）」というように設定しています。
［日時］は、そのミーティング開始日時。
［持続時間］は、予定の時間を入れます。
この時間が過ぎたら、ミーティングが終わるということはないので、安心していただければ。

Mac版だとこういった画面で、より設定しやすいです。

その他、ミーティングIDは自動的に生成。
その都度IDをつくったほうが、セキュリティ的にも好ましいです。
パスコードは設定しておきましょう。
待機室は、相手の方がZoomに接続しても、すぐには参加できず、こちら（ホスト）の許可が必要となる機能です。
念のため、予期せぬ方が参加しないようにするため、そして、こちらが落ち着いて準備をするためにも待機室は使いましょう。

カレンダーは、お使いのカレンダーに設定しておくと、このミーティングを追加できるので楽です。

その後、［保存］すると、Googleカレンダーの場合、次の画面になります。
アカウントを選んで次に進みましょう。

アクセスを許可し、

Googleカレンダーの画面に行きます。

ここで、Zoomへのリンク部分をコピーしてから、［保存］しましょう。
コピーしたものをお客様へ連絡します。
Zoomのリンクのみでかまいません。
ミーティングID、パスコードは必要ないので、送らないようにしましょう。

自分のカレンダーには、このように予定が追加されます。

Googleカレンダーの予定をクリックすると、リンクがありますので、当日はこれをクリックしましょう。

リンクをお客様へいつ送るか。
直前に送ったほうがいいのかもしれませんが、私は、その予定が決まった時点のみにしています。
それで十分かと。

なお、私が参加するときは、Gmailのスヌーズ機能を使って、その日時のちょっと前までスヌーズしています。
Zoomの前に出てくるので楽です。
もちろん検索で探すこともできます。

Zoomでホストをする場合の当日の流れ

カメラ、マイク、スピーカーのチェック

当日は、慣れるまで（ときには慣れてからも）カメラ、マイクのチェックを事前にしましょう。

［新規ミーティング］で仮にZoomを立ち上げて、チェックできます。

まずは、マイク。
マイクが複数ある場合、それが適切に選択されているかを確認します。
他のアプリでマイクを使うものがあれば、それらを閉じるようにしておきましょう。
（Zoomアプリは軽いので、よほど古いパソコンでない限り、他のアプリを閉じる必要はありません。むしろその必要があるならパソコンを買い替えましょう。）

スピーカーも同様です。
［スピーカー＆マイクをテストする］でテストすることもできますし、他の端末（スマホ、タブレット）から接続してのテストもしておきましょう。
なお、複数の端末でログインするとハウリング（キーンという音）が起きますので、どちらかのスピーカーはオフにしておきたいものです。

カメラも同様です。

カメラは背景も映ります。
自分の映り具合とともに気をつけましょう。
・光が強すぎないか（上部の蛍光灯が強すぎると、頭や額がテカリます）
・暗すぎないか（必要であれば別のLEDライトを使いましょう。私はこれを使っています→Amaran 200d 。ちょっと高いのでこちらでも→Neewer ビデオライト。それぞれスタンドは必要に応じて。眼鏡の方はリングライトはおすすめしません。光るので）
・生活感があるもの（洗濯物、エアコン、クローゼットなど）が映っていないか

部屋の配置を工夫して、背景をつくりましょう。

Zoomのバーチャル背景を使うこともでき、このようにぼかすこともできます。
ただ、不自然です。